E-Rechnungspflicht: Was sich 2027 ändert
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung folgt 2027 der nächste Schritt: Wer 2026 mehr als 800.000 € Gesamtumsatz erzielt hat, muss im inländischen B2B-Geschäft grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Gesetzliche Ausnahmen und eine Übergangsregelung für EDI-Verfahren bleiben bestehen.
Hier erfährst du, welche Fristen für dein Unternehmen gelten und wie du E-Rechnungen mit XRSF in Salesforce bearbeitest.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung enthält strukturierte Daten, die Software automatisch auslesen und weiterverarbeiten kann. Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt diese Anforderung nicht, auch wenn du sie per E-Mail verschickst.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: ein XML-Format, das unter anderem für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet wird.
- ZUGFeRD: eine PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. Ab Version 2.0.1 erfüllt das Format die Anforderungen an eine E-Rechnung, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Bei ZUGFeRD kannst du die Rechnung wie ein gewohntes PDF öffnen. Für die steuerliche Beurteilung sind jedoch die strukturierten XML-Daten maßgeblich.
Die Pflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz eingeführt. Sie soll die digitale Rechnungsverarbeitung erleichtern und ein späteres elektronisches Meldesystem vorbereiten.
Für wen gilt die Pflicht?
Die Pflicht zur Ausstellung betrifft grundsätzlich Rechnungen über Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Zu den Ausnahmen gehören:
- Rechnungen an Privatkunden
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
- Fahrausweise
- bestimmte steuerfreie Umsätze
- Rechnungen über Leistungen von Kleinunternehmern
Auch Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Ausnahme betrifft nur die Ausstellung.
Was passiert bei einem falschen Rechnungsformat?
Wenn eine E-Rechnung vorgeschrieben ist, erfüllt eine einfache PDF- oder Papierrechnung die Formatanforderung nicht. Das kann eine Rechnungskorrektur erforderlich machen und Fragen beim Vorsteuerabzug deiner Kunden verursachen.
Prüfe deshalb vor dem Versand sowohl die Rechnungsangaben als auch das Format. Eine technische Validierung hilft dabei, Fehler zu erkennen.
Welche Fristen gelten?
| Zeitpunkt | Regelung |
|---|---|
| Seit 1. Januar 2025 | Inländische Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang. Die ordnungsgemäße Aufbewahrung muss ebenfalls sichergestellt sein. |
| Bis 31. Dezember 2026 | Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Papier bleibt zulässig, eine einfache PDF-Rechnung setzt die Zustimmung des Empfängers voraus. |
| Ab 1. Januar 2027 | Bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz wird die E-Rechnung grundsätzlich verpflichtend. Bei höchstens 800.000 € gilt die Übergangsfrist noch bis Ende 2027; für einfache PDF-Rechnungen bleibt die Zustimmung des Empfängers erforderlich. |
| Ab 1. Januar 2028 | Die umsatzabhängigen Übergangsfristen enden. Die Pflicht gilt dann unabhängig vom Umsatz, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. |
Für EDI-Verfahren, die die Anforderungen an eine E-Rechnung noch nicht erfüllen, gibt es eine gesonderte Übergangsfrist bis Ende 2027.
Wenn die Umstellung für dich 2027 ansteht, plane Zeit für die Einrichtung und Tests ein. Prüfe dabei auch, ob deine vorhandenen Kundendaten alle Angaben enthalten, die du für die Rechnungsstellung brauchst.
E-Rechnungen in Salesforce mit XRSF
Mit XRSF erstellst, versendest und empfängst du XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen direkt in Salesforce. Dabei nutzt du die Daten, die bereits in deinem CRM liegen.
Rechnungen erstellen und versenden
Du kannst Rechnungsdaten aus Salesforce übernehmen, XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen erzeugen und wiederkehrende Abrechnungsschritte automatisieren. So musst du Angaben zu Kunden und Aufträgen nicht erneut in einem anderen System erfassen.
Eingehende Rechnungen bearbeiten
XRSF empfängt XRechnungen und ZUGFeRD-Rechnungen in Salesforce und macht ihre Daten strukturiert verfügbar. Das erspart die manuelle Übertragung der Rechnungsangaben.
Rechnungen prüfen und lesbar anzeigen
Mit unserem Validierungs-Tool prüfst du, ob eine Datei die technischen Anforderungen des Rechnungsformats erfüllt.
Das Visualisierungs-Tool stellt XML-Rechnungen lesbar dar, damit du die Inhalte prüfen kannst.
Preise und Testphase
XRSF gibt es ab 160 € pro Monat für 1.000 ein- und ausgehende Rechnungen. Die Nutzeranzahl ist unbegrenzt; der Preis richtet sich nach dem Belegvolumen.
Über den Salesforce AppExchange kannst du XRSF 30 Tage kostenlos testen.
So richtest du XRSF ein
- Anforderungen klären: Prüfe, ab wann dein Unternehmen E-Rechnungen ausstellen muss und welche Formate deine Kunden benötigen.
- XRSF installieren: Installiere die App über den Salesforce AppExchange und starte die kostenlose Testphase.
- Einrichten und testen: Konfiguriere die Rechnungsvorlagen und prüfe anhand einiger Rechnungen, ob Daten, Format und Versand passen.
- Im Alltag nutzen: Stelle den Rechnungsversand um und lege fest, wie eingehende Rechnungen geprüft und aufbewahrt werden.
Häufige Fragen
Muss ich ab 2027 E-Rechnungen ausstellen?
Grundsätzlich ja, wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 € lag und die jeweiligen Umsätze unter die Pflicht fallen. Bei höchstens 800.000 € kannst du die Übergangsregelung bis Ende 2027 nutzen. Gesetzliche Ausnahmen, etwa für Kleinunternehmer, bleiben bestehen.
Reicht eine PDF-Rechnung per E-Mail?
Eine einfache PDF-Datei zählt nicht als E-Rechnung. Während der Übergangsfristen darfst du sie mit Zustimmung des Empfängers weiterhin verwenden. ZUGFeRD enthält dagegen strukturierte XML-Daten und kann die Anforderungen erfüllen.
Gilt die Pflicht auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die hier beschriebene Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen.
Soll ich XRechnung oder ZUGFeRD verwenden?
Das hängt von den Anforderungen deiner Kunden ab. ZUGFeRD enthält eine direkt lesbare PDF-Ansicht. XRechnung wird häufig von öffentlichen Auftraggebern verlangt. Mit XRSF kannst du beide Formate erstellen.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?
Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist beträgt grundsätzlich acht Jahre. Bewahre mindestens den strukturierten Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form auf. Bei ZUGFeRD reicht es daher nicht, nur die sichtbare PDF-Ansicht zu speichern oder auszudrucken.
Brauche ich zusätzlich eine Buchhaltungssoftware?
Für das Erstellen, Versenden und Empfangen von E-Rechnungen mit XRSF brauchst du keine separate Buchhaltungssoftware. Welche Software du für Buchführung und Steuererklärungen benötigst, hängt von deinen weiteren Abläufen ab.
XRSF ausprobieren
Wenn du sehen möchtest, wie XRSF in deinen Rechnungsprozess passt, buche eine Demo oder teste die App direkt in Salesforce.
Bei Fragen erreichst du uns unter [0800 25 68 396]+498002568396 oder per E-Mail an support@xrsf.de.
Diese Seite dient der allgemeinen Information und ersetzt keine Steuerberatung.