E-Rechnungspflicht 2027: Was Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland für B2B-Geschäfte eine neue Regel: Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, unabhängig von Größe oder Umsatz. Die nächsten Fristen stehen bereits fest. Ab 2027 müssen größere Unternehmen E-Rechnungen auch selbst versenden, ab 2028 alle ohne Ausnahme.

Was die E-Rechnungspflicht konkret bedeutet, welche Fristen für dein Unternehmen gelten, welche Formate zugelassen sind und was sich im Rechnungsprozess wirklich ändert: das erfährst du in diesem Leitfaden. Rechtliche Angaben basieren auf dem FAQ des Bundesfinanzministeriums (BMF) sowie dem Gesetzestext unter § 14 UStG.

Das Wichtigste auf einen Blick

Was gilt bis jetzt, was kommt 2027?

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische B2B-Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Die Sendepflicht folgt gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, ab 2028 für alle.

Für wen gilt die E-Rechnungspflicht, für wen nicht?

Die Pflicht gilt für B2B-Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher (B2C) und grenzüberschreitende Rechnungen ins EU-Ausland sind ausgenommen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen senden, aber empfangen müssen sie können.

Welche Formate sind zugelassen?

In Deutschland werden vor allem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 genutzt. Beide erfüllen die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung, wenn sie der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Andere Standards wie Factur-X oder Peppol können je nach Setup relevant sein, sollten aber technisch geprüft werden.

Gilt die Pflicht auch für Rechnungen ins EU-Ausland?

Nein. Das deutsche Mandat gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen. Rechnungen an Kunden im EU-Ausland oder in Drittländer sind von der deutschen E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Jedoch gibt es EU-weite Standards zu E-Rechnungen.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein reines XML-Dokument - maschinenlesbar, aber ohne visuelle Darstellung. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Beide Formate sind rechtlich gleichwertig. ZUGFeRD eignet sich besonders für den Übergang, weil Empfänger die Datei wie ein normales PDF öffnen können.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne ist kein PDF. Ein PDF, das per E-Mail verschickt wird, gilt als "sonstige Rechnung" und erfüllt die neuen Anforderungen nicht. Gemäß der Neufassung von § 14 Abs. 1 UStG liegt eine E-Rechnung nur dann vor, wenn sie:

• in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format ausgestellt wird,
• elektronisch übermittelt und empfangen werden kann,
• und eine elektronische Weiterverarbeitung ermöglicht.

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Erst dann kann eine Software die Rechnungsdaten direkt einlesen, ohne manuelle Dateneingabe. Klassische PDFs, Word-Dokumente und Papierrechnungen gelten als "sonstige Rechnungen" und sind während der Übergangsfristen noch zulässig, langfristig aber ausgelaufen.

E-Rechnungspflicht: EU-Rahmen und deutsches Recht

Die E-Rechnungspflicht ist kein rein deutsches Thema. Um zu verstehen, warum bestimmte Formate und Standards gelten, hilft ein Blick auf die zwei Ebenen.

Was EU-weit gilt

Die EN 16931 ist der europäische Standard für strukturierte E-Rechnungen. Sie beschreibt, welche Rechnungsdaten maschinenlesbar enthalten sein müssen, damit eine Rechnung elektronisch verarbeitet werden kann. Formate wie XRechnung und ZUGFeRD setzen diesen Standard technisch um.

Die EU-Richtlinie 2014/55/EU bildet seit 2014 den Rahmen für E-Rechnungen im öffentlichen Auftragswesen; die Umsetzung erfolgte gestaffelt. Dass XRechnungen in Deutschland seit November 2020 für Bundesbehörden Pflicht sind, ist die nationale Umsetzung dieser Richtlinie, geregelt durch die E-Rechnungsverordnung Bund (ERechV).

Was Deutschland-spezifisch ist

Die B2B-Pflicht zwischen zwei privaten Unternehmen ist kein EU-Mandat, sondern deutsches Recht. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, mit dem § 14 UStG für Umsätze nach dem 31. Dezember 2024 neu gefasst wurde. Die Fristen 2025, 2027 und 2028 sind rein deutsches Recht und gelten für keine andere EU-Jurisdiktion.

Andere EU-Länder gehen ähnliche Wege, aber nach eigenem Zeitplan: Italien hat eine B2B-Pflicht seit 2019, Frankreich führt die Pflicht stufenweise ab 2026 ein, mit weiteren Ausstellungsfristen für kleinere Unternehmen ab 2027. Auf EU-Ebene wurde mit VAT in the Digital Age (ViDA) inzwischen ein Rahmen für digitale Meldepflichten und E-Rechnungen beschlossen. Die relevanten Pflichten für grenzüberschreitende B2B-Transaktionen greifen nach aktuellem Stand ab 2030.

Was das für grenzüberschreitende Rechnungen bedeutet

Das deutsche Mandat gilt ausschließlich für inländische B2B-Umsätze, also Transaktionen, bei denen sowohl Rechnungsaussteller als auch Empfänger in Deutschland ansässig sind. Rechnungen ins EU-Ausland oder in Drittländer unterliegen anderen Regelungen und sind von der deutschen E-Rechnungspflicht nicht betroffen. Wer international aktiv ist, sollte die Anforderungen des jeweiligen Ziellandes separat prüfen.

E-Rechnungspflicht: Der Zeitplan im Überblick

Der Gesetzgeber hat die Pflicht schrittweise eingeführt, um Unternehmen Anpassungszeit zu geben:

Datum	Was gilt
01.01.2025	Empfangspflicht: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen entgegennehmen können.
2025–2026	Übergangsfrist: Rechnungsaussteller dürfen noch Papier- und PDF-Rechnungen verwenden.
01.01.2027	Sendepflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz (2026) von über 800.000 Euro.
01.01.2028	Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen.

Ab 2025: Empfangspflicht für alle

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine vorherige Vereinbarung mit dem Lieferanten ist nicht erforderlich. Für den Empfang reicht technisch bereits ein E-Mail-Postfach aus, solange die eingehende XML-Datei weiterverarbeitet werden kann.

Ab 2027: Sendepflicht nach Umsatzgröße

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (Umsatz des Jahres 2026) über 800.000 Euro liegt, ausgehende B2B-Rechnungen als E-Rechnungen versenden. Wer diesen Schwellenwert 2026 nicht überschreitet, darf im Übergangsjahr 2027 noch Papierrechnungen senden, jedoch nur bis Ende 2027.

Ab 2028: Sendepflicht für alle

Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Sendepflicht für alle inländischen B2B-Unternehmen, ohne Umsatzgrenze und ohne Übergangsfrist. Wer dann noch Papierrechnungen versendet, verstößt gegen § 14 UStG.

⚠️ Was passiert bei Nichteinhaltung: Für verbindliche Aussagen zu Sanktionen wende dich bitte an einen Steuerberater oder Rechtsanwalt. Allgemein gilt: Eine nicht-konforme Rechnung kann im Streitfall steuerrechtlich angefochten werden.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen - und wer nicht?

B2B: Volle Pflicht

Die E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, also Geschäfte zwischen zwei deutschen Unternehmen, die im Inland steuerbar sind. Sowohl der leistende als auch der empfangende Unternehmer müssen ihren Sitz, ihre Geschäftsleitung oder eine Betriebsstätte im Inland haben.

B2C: Keine Pflicht

Rechnungen an Endverbraucher (B2C) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Wer ausschließlich an Privatpersonen verkauft, muss keine E-Rechnungen ausstellen, kann es aber freiwillig tun.

Ausnahmen im Detail

Die E-Rechnungspflicht gilt nicht in jedem Rechnungsfall. Laut BMF FAQ gibt es einerseits Fälle, in denen die Regelungen grundsätzlich nicht greifen, etwa bei Rechnungen an Endverbraucher oder bei vielen steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Andererseits gibt es Fälle, in denen zwar eine Rechnung ausgestellt wird, diese aber nicht als E-Rechnung ausgestellt werden muss:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV)
• Fahrscheine, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind 
• bestimmte Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück

Wichtig: Kleinunternehmer sind von der Sendepflicht ausgenommen, müssen aber seit 2025 trotzdem E-Rechnungen empfangen können.

Welche Formate sind zugelassen?

Das Format muss der europäischen Norm EN 16931-1:2017 entsprechen. Diese beschreibt das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektronischen Rechnung. Erst dann kann eine Software die Rechnungsdaten direkt einlesen, ohne manuelle Dateneingabe. Klassische PDFs, Word-Dokumente und Papierrechnungen gelten laut BMF FAQ zur obligatorischen E-Rechnung als „sonstige Rechnungen“ und sind während der Übergangsfristen noch zulässig.

XRechnung

Die XRechnung ist das zentrale deutsche Format für strukturierte E-Rechnungen und seit November 2020 im Rechnungsaustausch mit der Bundesverwaltung maßgeblich. Sie ist ein reines XML-Dokument ohne visuelle Darstellung, vollständig maschinenlesbar, aber für Menschen ohne Viewer-Tool nicht direkt lesbar.

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides Format: Es kombiniert eine PDF/A-3-Datei (visuell lesbar) mit einer eingebetteten XML-Datei (maschinenlesbar). Empfänger können ZUGFeRD-Rechnungen wie ein normales PDF öffnen, während Software automatisch die strukturierten Daten extrahiert. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllt laut BMF grundsätzlich die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E-Rechnung, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – alle anderen Profile gelten laut BMF als E-Rechnung.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Die wichtigsten Unterschiede

	XRechnung	ZUGFeRD
Format	Reines XML	PDF/A-3 mit eingebettetem XML
Direkt lesbar	Nur mit Viewer-Tool	Als normales PDF lesbar
Maschinenlesbar	Ja	Ja
B2G-Standard	Maßgeblicher Standard für die Bundesverwaltung	Alternativ zulässig
Geeignet für	Vollautomatisierte Prozesse	Übergangsphase / gemischte Empfänger

Wer prüfen möchte, ob eine XRechnung korrekt aufgebaut ist: XRSF stellt einen kostenlosen XRechnung-Validator und ein Visualisierungstool zur Verfügung, ohne Registrierung, sofort nutzbar.

Weitere zugelassene Formate

Factur-X ist technisch eng mit ZUGFeRD verwandt und ebenfalls auf EN 16931 ausgerichtet. Peppol ist dagegen kein einzelnes Rechnungsformat, sondern ein Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Geschäftsdokumente. Für elektronische Rechnungen gibt es mit Peppol BIS Billing 3.0 eine Spezifikation auf Basis strukturierter Rechnungsdaten.

Was sich im Rechnungsprozess wirklich ändert

Hier liegt der Punkt, der in vielen Leitfäden zur E-Rechnungspflicht zu kurz kommt: Es geht nicht nur um ein neues Dateiformat. Die Umstellung zwingt Unternehmen dazu, den gesamten Rechnungsprozess neu zu denken.

Bisher lief das in vielen Unternehmen so ab:

1. Rechnung wird in Word oder Excel erstellt

2. Als PDF exportiert

3. Per E-Mail verschickt

4. Beim Empfänger: PDF öffnen, Daten manuell ins System eingeben

Mit strukturierten E-Rechnungen entfällt der manuelle Schritt auf beiden Seiten. Das ist die Chance, aber auch die Anforderung. Denn jetzt muss:

• Das erstellende System XML-konforme Rechnungen erzeugen können, nicht nur PDFs
• Das empfangende System strukturierte XML-Daten verarbeiten können
• Die Übermittlung sicherstellen, dass das XML-Format erhalten bleibt

Wer heute Rechnungen in einem Tool erstellt, das getrennt vom CRM oder ERP läuft (zum Beispiel in Excel oder einer externen Buchhaltungslösung), hat nach der Umstellung neue Medienbrüche. Rechnungsdaten entstehen außerhalb des Systems, in dem der Kundenkontakt und der Auftrag liegen. Die sauberste Lösung: Rechnungserstellung direkt dort verankern, wo die Kundendaten bereits leben.

E-Rechnungen direkt in Salesforce erstellen und empfangen

Für Unternehmen, die Salesforce als CRM nutzen, stellt sich konkret die Frage: Wie wird die E-Rechnungspflicht erfüllt, ohne ein separates externes Tool einführen zu müssen?

XRSF ist eine native Salesforce-App, die XRechnung- und ZUGFeRD-konforme Rechnungen direkt aus Salesforce-Datensätzen heraus erzeugt. Kundendaten, Auftragspositionen und Beträge werden nicht nochmals eingegeben, sie kommen direkt aus dem CRM. Eingehende E-Rechnungen lassen sich ebenfalls in Salesforce empfangen und verarbeiten. Empfangspflicht und Sendepflicht erfüllt, ohne das Salesforce-Ökosystem zu verlassen.

Fazit

Die E-Rechnungspflicht ist in Deutschland seit 2025 Realität, und sie ist zweigeteilt: Sie basiert auf einem EU-weiten Standard (EN 16931), wird aber durch deutsches Recht (Wachstumschancengesetz / § 14 UStG) in konkrete Fristen übersetzt, die nur für den deutschen Markt gelten. Die Empfangspflicht gilt bereits. Die Sendepflicht greift ab 2027 und 2028 stufenweise für alle.

Wer jetzt handelt, hat noch genug Zeit, den Rechnungsprozess sauber umzustellen und dabei Medienbrüche zu beseitigen, die bisher als selbstverständlich galten. Für Unternehmen, die mit Salesforce arbeiten, ist die Umstellung eine direkte Gelegenheit, Rechnungserstellung und -empfang ins CRM zu integrieren.

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